INDICE

OBJETIVO

                El presente Manual fue creado con la finalidad de ayudar al usuario del sistema de

Cuentas por Cobrar en su   Autoentrenamiento para el uso mas adecuado y el mejor aprovechamiento del mismo, a través de la Ilustración , ejemplos y pasos a seguir en las operaciones a realizar en el registro diario de saldos pendientes acreditar o debitar.

II-REQUISITOS

                Los requisitos mínimos que debe poseer la persona que manejara el sistema será conocimientos en

                Windows, Manejo de envío y recepción de email, manejo del utilitario winzip o Microsoft Backup

 a)-Hardware:

Micro computadora con los siguientes requisitos

          -Tarjeta de comunicaciones con protoclo TCP IP

          -Mínimo 180MB libres de disco duro

          -Procesador Pentium  o Zeleron de 300Mhz.

          -32MB en memoria RAM

          -CD Writer o ZIP driver para realizar backup

          -Impresora matricial de 132 caracteres

b)-Software:

          -Visual RPG

          -Acceler8db Database Manager

          -Winzip

          -Email

c)-Recurso Humano:

          -Manejo de Windows 95 o mayor

          -Envió y recepción de email

          -Conocimiento sobre backup a través de Winzip

III TERMINOLOGIA

             b)-Terminología Técnica del sistema:

                        Menú: Serie de opción que le facilitarán realizar sus funciones o tareas.

                        Botón: Función para ejecutar ordenar un mandato al computador.

                        Usuario: Persona que interactua desde una terminal con un programa especifico.

                        Contraseña: Clave de seguridad para accesar el sistema

IV-ACCESO AL SISTEMA

El acceso al sistema se basa bajo dos aspectos de seguridad, primero usted debe poseer un usuario y una contraseña que le permitirán accesar el sistema, Segundo su usuario tiene definido las opciones Permitidas en cada menú para brindarle mejor funcionalidad a sus trabajos diarios y una mayor seguridad al sistema.

Pasos a seguir para accesar el sistema

Seleccione desde el Escritorio principal de su computadora el Icono Titulado Sistema Cuentas por Cobrar,

Seguidamente aparecerá una pantalla similar a la siguiente.

En esta pantalla usted deberá digitar el usuario, la contraseña y la compañía a la cual usted esta autorizado, si el sistema le indicara que no tiene autorización usted deberá de solicitar la misma al encargado de seguridad del sistema.

 V-Menú Principal

El menú principal lo utilizaremos para navegar hacia los diferentes procesos del sistema  con los cuales podremos llevar a cabo diferentes tareas diarias en la contabilización de nuestras cuentas por cobrar, a continuación le presentamos la pantalla principal del sistema 

Seleccione la opción de Cuentas por Cobrar a través del Mouse y pulse doble click con el botón izquierdo.

Para mas información sobre cada modulo definido en el menú principal diríjase al capitulo destinado a cada uno de ellos.

VI-Mantenimiento base de datos

Este modulo se creo con la finalidad de registrar las cuentas por cobrar, y asignar la tasa de cambio por día de la moneda extranjera, a continuación  se presenta la pantalla de menú del modulo descrito.

Seleccione la opción deseada del menú y pulse doble clic para continuar.

a)-Maestro de Clientes: Esta opción la utilizaremos para grabar o modificar datos de los nuevos clientes de nuestra compañía, y  también para la capturas de transacciones, aplicación de movimientos, etc.

 A continuación se muestra la pantalla de la información solicitada 

INGRESO DE CLIENTES:

Si usted no tiene grabados clientes haga clic en la parte amarilla que  aparecera,en la pantalla siguiente:

Cuando el maestro de clientes ya tiene información sola mente haga doble clic sobre alguno y luego marque agregar automáticamente se le limpiara la información   y puede comenzar a llenar correctamente los datos solicitados en el siguiente cuadro. Si solo quiere modificar información de determinado cliente solo corrija y marque grabar o modificar:

Botones Definidos:

            Agregar-Indicara al sistema que va agregar algún cliente nuevo este boton deberá ser  marcado cada vez de un ingreso nuevo siempre y cuando llevando la secuencia correcta en la asignación del código del nuevo cliente.

            Modificar-Indicara al sistema que procese los cambios       Salir-Cancelar Programa.

            Eliminar-Usted podrá borrar el registro consultado.

Facturas Pendiente- Se crea con la finalidad de agrupar nuestros egresos  de acuerdo al rubro de la operación, a continuación se presenta la pantalla  con la información que usted deberá de completar, los gastos ya han sido definidos previamente.

Nota. Lo mismo hara para ingresar país, ciudad, zona, vendedores, cobradores, grupo de clientes, parámetros del sistema

VII-Menu procesos Diarios

Este modulo le servira para ingresar las partidas de diario convertirlas y aplicarlas al mes contable deseado usted puede procesar partidas (Comprobantes) de distintos meses al mismo tiempo el sistema se los mantendra abiertos mientras no se haya cerrado el mes.     

Forma de Operar:

Seleccione este modulo atraves del menu principal pulsando doble clik sobre el luego el sistema mostrara una pantalla igual a la siguiente donde usted debera de seleccionar la opcion que usted desea procesar pulsando doble clik en ella.

a)-Captura de Transacciones:Esta opcion nos permitira la captura ingresos del tipo de comprobante, el sistema llevara el control del numero de comprobante si fuera nuevo.

Usted deberá♪ llenar el espacio del numero del documento con el numero que usted asigne luego presione tab  y llegara al tipo de documento donde  usted especificara que tipo de documento una vez seleccionado el documento deberá llenar la información que este le pida. 

 una vez tenga el llamado el documento asegúrese de llamar el cliente correcto y tener lo valores exactos que va a grabar y colocar las cantidades correctas en la factura correcta una vez completado el documento marque en el botón de confirmar.

Observe el siguiente ejemplo:

 *

VII-Menu procesos Diarios

d)-Aplicacion de comprobantes(Partidas):Esta opcion mostrara todos los comprobantes que han sido autorizados por el contador, para que usted seleccione los comprobantes que desea aplicar. A continuacion se presenta las pantallas que usted visualizara. 

<![endif]>

Digite el Año y el mes contable de donde desea  aplicar las partidas y pulse el boton de procesar para que el sistema le muestre las partidas aprobadas que aun no han sido aplicadas, si desea cancelar el programa pulse el boton de salir, a continuacion se muestra la pantalla de aplicacion de comprobantes.

Botones Definidos:

            Procesar-Procesar la informacion.                     Salir-Cancelar Programa.

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

Este modulo se crea con la finalidad que usted pueda tener un panorama completa de la situacion del balance general y estado de resultado de la compañia en el mes de proceso indicado, las opciones que se procesan en este menu son basicamente reportes, a continuacion se presenta la pantalla de menu  diseñada para este modulo.

<![endif]>

Botones Definidos:

            Regresar-Volver al menu anterior.                     Salir-Cancelar Programa.

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

a)-Estado de Resultados:Genera un reporte de solo los mayores contables de resultados mostrando

rubro de gasto incurrido en cada mayor, ademas nos presenta el resultado final de utilidad (Anexo 1)

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click , digite el mes y año de proceso y el reporte que desea (Analisis de Variacion o Estado de sultado por mayor y gastos)

Si pulsa imprimir el sistema le solicitara el mes y año contable que desea, a continuacion se presenta la pantalla que solicita esta informacion.

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

b)-Balanza de Comprobacion:Le genera un reporte de las cuentas de balance por mayor mostrando los resultados del mes y los resumenes de sus movimientos.

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click , digite el mes , año de proceso, clase de cuenta

Y tipo de moneda.

Pulse Procesar si desea emitir su reporte o Salir para cancelar esta opcion.

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

c)-Balance General:Le genera el balance de la situacion de cada cuenta contable dependiendo de lo que usted desee (Anexo 2).

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click ,seleccione la opcion deseada, a continuacion se muestra las pantallas de solicitud de la informacion.

<![endif]>

Pulse la opcion deseada y el sistema le mostrara una pantalla similar a la siguientes donde debera digitar los datos solicitados.

Pulse Procesar una vez completada la informacion para emitir el reporte solicitado o pulse salir para cancelar la emision del mismo.

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

d)-Reporte de Partidas Mensuales:Esta opcion le permitira emitir el reporte de todas las partidas aplicadas durante el mes que han afectado a determinadas cuentas anexo 3.

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click ,digite los datos solictados y pulse procesar de lo contrario pulse salir para cancelar la ejecucion de este programa,  a continuacion se musestra la pantalla de solicitud de la informacion.

Pulse Procesar para emitir el reporte o salir si desea cancelar el programa.

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

e)-Cierre Mensual:Una ves concluida la revision de los balances estados de resultados y partidas usted debera de ejecutar esta opcion para indicarle al sistema que debe de concluir el mes actual y reinicializar saldos para el siguiente mes, tenga mucho cuidado con esta opcion ya que para reprocesar un mes hay que dar una serie de pasos que son muy delicados (los reprocesos estaran habilitados en el modulo de procesos especiales).

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click ,digite los datos solictados y pulse procesar de lo contrario pulse salir para cancelar la ejecucion de este programa,  a continuacion se muestra la pantalla de solicitud de la informacion.

IX-Modulo de Consultas

Este modulo fue creado con la finalidad de facilitarle al usuario las conciliaciones mensuales atraves de las consulta e impresiones sobre la investigacion de movimientos a cuentas, a continuacion se presenta la pantalla de menu diseñada para esta opcion.

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Seleccione la opcion deseada pulsando doble click en ella

Botones Definidos:

            Regresar-Volver al menu anterior.                     Salir-Cancelar Programa.

VIII-Modulo de Consulta

e)-Consulta de cuenta Historica:

Por medio de esta opcion usted podra visualizar el saldo anterior de una cuenta especifica ademas podra visualizar los doce meses del año y podra verificar los documentos con los que las cuentas fueron afectadas, A continuacion se presenta la pantalla  donde debera digitar el año y seleccionar el tipo de cuentas que desea verificar.

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Despues de seleccionado los datos que usted desea, el sistema desplegara la siguiente pantalla,

En la cual usted podra expandir por mese la cuenta seleccionada, el campo de situar le servira para ubicarse en la cuenta deseada, digite la cuenta y pulse el boton de situar en.

VIII-Modulo de Consulta

Seleccione la cuenta y pulse doble clik.  

 para desglosar por mes a continuacion presentamos la pantalla de desglose de por mes.

VIII-Modulo de Consulta

Seleccione el mes al cual usted desea  auditar pulsando doble click sobre el mismo, el sistema le mostrara la siguiente pantalla donde usted podra emitir el reporte de la cuenta en investigacion.

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Pulse el boton de imprimir si desea emitir el reporte de auditoria.