INDICE

 

 

 

 

 

I-                  Objetivo

II-               Requisitos

III-            Terminologia

IV-            Acceso al sistema

V-               Menu Principal

VI-            Mantenimiento Base de Datos

VII-         Menu de Procesos Diarios

VIII-      Modulo de Procesos Mensuales

IX-            Modulo de Consultas

X-               Modulo Proceso Especiales

XI-            Anexos (Reportes del sistema)

 

          

   

 

OBJETIVO

 

            El presente Manual fue creado con la finalidad de ayudar al usuario del sistema de contabilidad en el

 

            Autoentrenamiento para el uso mas adecuado y el mejor aprovechamiento del mismo, atraves de la

 

            Ilustracion , ejemplos y pasos a seguir en las operaciones a realizar en el registrro diario de

 

   Comprobantes (Partidas contables)  por el  Usuario.

 

 

 

II-REQUISITOS

 

            Los requisitos minimos que debe poseer la persona que manejara el sistema sera conocimientos en

               Windows, Manejo de envio y recepcion de email, manejo del utilitario winzip o microsoft Backup

           

 

a)-Hardware:

 

Micro computadora con los siguientes requisistos

 

            -Tarjeta de comunicaciones con protoclo TCP IP

            -Minimo 180MB libres de disco duro

            -Procesador Pentium  o Zeleron de 300Mhz.

            -32MB en memoria RAM

            -CD Writer o ZIP driver para realizar backup

            -Impresora matricial de 132 caracteres

           

 

b)-Software:

 

            -Visual RPG

            -Acceler8db Database Manager

            -Winzip

            -Email

 

c)-Recurso Humano:

 

            -Manejo de Windows 95 o mayor

            -Envio y recepcion de email

            -Conocimiento sobre backup atraves de Winzip

           

 

 

III TERMINOLOGIA

 

Las terminologias a usarse seran basicamente divididas en dos grupos que son los siguientes:

 

a)-Terminologia Contable:

 

            Estructura contable:

            La estructura contable se divide en dos diferentes tipos de cuenta que son :

 

1)-Cuentas de Balances: Se le denomina a todas aquellas cuentas que forman parte del Activo/Pasivo/Capital contable las cuales se codifican de la siguiente manera

 

Mayor:  Se refiere al nivel superior de la cuenta contable por ejemplo Caja y Bancos los mayores a su vez tienen rangos de agrupacion  para que el sistema pueda trabajar de acuerdo a la programacion que fue desarrollada, ademas la combinacion debe ser

de dos digitos y una letra.

 

                        Ejemplo Mayor: 01A

                                   

Activos:Los mayores que pertenezcan a las cuentas de Activo deberan de estar definidos dentro del Rango 01A al 29Z.

 

Pasivos: Los mayores que pertenezcan a las cuentas de Pasivo deberan de estar definidos dentro del Rango 30A al 58Z.

 

Capital: Los mayores que pertenezcan a las cuentas de Capital deberan de estar definidos dentro del Rango 59A al 59Z.

 

Ingresos: Los mayores que pertenezcan a las cuentas de Ingresos deberan de estar definidos dentro del Rango 60A al 60Z.

 

Egresos: Los mayores que pertenezcan a las cuentas de Egresos deberan de estar definidos dentro del Rango 61A al 79Z.

 

 

Cuentas:Se refiere al segundo nivel de la estructura contable el cual podra ser definido en orden consecutivo del 0001 al 9999 tomando siempre como relacion

Directa el mayor contable Ejemplo:

 

                                    Mayor: 01A Caja y Bancos     Cuenta : 0001  Banco nacional de Honduras

 

                                                Sub-Cuenta:Se refiere al tercer nivel de la estructura contable el cual podra ser

                                    Definido en corden consecutivo del 0001 al 9999 tomando siempre relacion di –

                                    Recta al mayor y la cuenta contable.

 

                                    2)-Cuentas de resultado:Se le denominan a todas aquellas cuentas que forman

                                    parte de los ingresos y egresos  de la compaņia como ser  ejemplo Ventas al

contado o gastos de salario de empleados, las cuales se codifican iguales a las

anteriores, pero agregandole Gasto y Subgasto de la transaccion.

 

                                    III TERMINOLOGIA

 

 

                        Clave Contable: Se utilizara para crear una  referencia cruzada entre las cuentas contables

                        y lel cuadro de gastos uniendo los dos en un solo numero correlativo, para reducir la canti-

Dad de digitacion,recurso y tiempo operativo en el registro de partidas por ejemplo.

 

 

Clave 0001 seria igual      Mayor        65B    Gastos Administracion

                                      Cuenta        0001  Contabilidad

                                      Sub-Cuenta 001    Tesoreria

                                      Gasto          403    Salarios

                                      Sub-Gasto   001    Auxiliares

 

                        Rate de Cambio: Se refiere a la tasa de conversion de para moneda extranjera.

 

 

           

             b)-Terminologia Tecnica del sistema:

 

                        Menu: Serie de opcion que le facilicitaran realizar sus funcioneso tareas.

 

                        Boton: Funcion para ejecutar ordenar un mandato al computador.

 

                        Usuario:Persona que interactua desde una terminal con un programa especifico.

 

                        Contraseņa: Clave de seguridad para accesar el sistema

 

IV-ACCESO AL SISTEMA

 

El acceso al sistema se base bajo dos aspectos de seguridad, primero usted debe poseer un usuario y una contraseņa que le permitiran accesar el sistema, Segundo su ususario tiene definido las opciones

Permitidas en cada menu para brindarle mejor funcionalidad a sus trabajos diarios y una mayor seguridad al sistema.

 

Pasos a seguir para accesar el sistema

 

Seleccione desde el Escritorio principal de su computadora el Icono Titulado Sistema Contabilidad,

Seguidamente aparecera una pantalla similar a la siguiente.


 

En esta pantalla usted debera digitar el usuario, la contraseņa y la compaņia a la cual usted esta autorizado, si el sistema le indicara que no tiene autorizacion usted debera de solicitar la misma al encargado de seguridad del sistema.

 

V-Menu Principal

 

El menu principal lo utilizaremos para navegar hacia los diferentes procesos del sistema  con los cuales podremos llevar a cabo diferentes tareas diarias en la contabilizacion de nuestros asientos contables, a continuacion le presentamos la pantalla principal del sistema
 

 

Seleccione la opcion de Contabilidad Financiera atraves del mouse y pulse doble click con el boton izquierdo.

Para mas informacion sobre cada modulo definido en el menu principal dirijase al capitulo destinado a cada uno de ellos.

 

 

 

VI-Mantenimiento base de datos

Este modulo se creo con la finalidad de registrar el cuadro de cuentas contables, de gastos y de claves operativas del sistema, ademas parametrizar el sistema y asignar la tasa de cambio por dia de la moneda extranjera, a continuacion  se presenta la pantalla de menu del modulo descrito.


Seleccione la opcion deseada del menu y pulse doble clik para continuar.

a)-Cuadro de Cuentas:Esta opcion la utilizaremos para definir las cuentas contables que seran utilizadas en nuestra compaņia,

 a continuacion se muestra la pantalla de la informacion solicitada 


Tipo de Registro: Se refiere al nivel de cuenta.

 

Usted no podra redefinir una cuenta contable(Conciliacion,Acepta Movimiento,Tipo Moneda) despues de tener registrado valores para ella

 

Tipo de Cuenta: Agrupacion de cuentas de acuerdo a la exigibilidad de la misma.

 

Tipo de Moneda: Servira para definir el tipo de moneda de cada cuenta, los tipos validos son:

 

1-Moneda con base local , la cual sera convertida al rate de cambio de de la fecha en que se realize una transaccion a esta cuenta y sera ademas ajustada al final del mes para reportar el valor de ganacia o perdida por conversion en la moneda extrajera.

 

2-Moneda con base extranjera, la cual sera convertida al rate de cambio de la fecha en que se realize una transaccion a esta cuenta y sera ademas ajustada al final del mes para reportar el valor de ganacia o perdida por conversion en la moneda local.

 

3-Moneda con base Local y extranjera mejor conocidas como historicas, son aquellas cuentas que deseamos que el sistema no cambie los valores.

 

 

Botones Definidos:

 

            Regresar-Indicara al sistema no procesar los cambios      Catalogo-Imprimir Reporte

            Procesar-Indicara al sistema que procese los cambios       Salir-Cancelar Programa.

            Eliminar-Usted podra borrar el registro consultado.

  

b)-Cuadro de Gastos: Se crea con la finalidad de agrupar nuestros egresos  de acuerdo al rubro de la operacion, a continuacion se presenta la pantalla  con la informacion que usted debera de completar, los gastos ya han sido definidos previamente.


 

Botones Definidos:

            Regresar-Indicara al sistema no procesar los cambios      Catalogo-Imprimir Reporte

            Procesar-Indicara al sistema que procese los cambios       Salir-Cancelar Programa.

            Eliminar-Usted podra borrar el registro consultado.

 

c)-Claves contables: Se crea con la finalidad de agrupar nuestro Cuadro de cuenta y el cuadro de gastos y subgastos para agilizar y minimizar la digitacion de cuentas de resultado o balance en nuestra compaņia, si necesita algun ejemplo dirijase al capitulo de terminologias.

 

Forma de operar: digite la clave deseada pulse Enter o Intro y le aparecera la siguiente pantalla.

Validaciones: El sistema verificara que mayor y cuenta digitada exista, ademas el gasto y subgasto

Botones Definidos:

            Regresar-Indicara al sistema no procesar los cambios      Catalogo-Imprimir Reporte

            Procesar-Indicara al sistema que procese los cambios       Salir-Cancelar Programa.

            Eliminar-Usted podra borrar el registro consultado.

 

d)-Mantenimiento Tipo de Comprobante:Se utilizara para asignar los tipo documentos validos para la contabilidad, en los cuales usted podra agrupar diversas transacciones a fines de acuerdo al control que desea llevar de una cuenta especifica. Por ejemplo una cuenta de banco podria tener los siguientes tipo de comprobantes.  DE-Deposito CE-Cheques NE-Notas de creditos  XE-Notas de debitos y todos estos tipos estarian relacionados al banco central de honduras o todos los comprobantes de planillas podrian ser numerados como PL.

 

Forma de operar: Digite el tipo deseado ,luego digite el aņo y el mes que desea abrir, los tipos de comprobantes son validados en la captura de partidas diarias.


 

Botones Definidos:

            Procesar-Indicara al sistema que procese los cambios       Salir-Cancelar Programa.

           

e)-Tabla Parametros sistema: Esta opcion la utilizaremos para definir las cuentas de ganacias y perdidas por conversion de moneda , ademas la cuenta de balanceo de moneda y de la utilidad.

 

Forma de Operar: Cambie los datos solicitados en la pantalla y luego procese la informacion con uno de los botones definidos

en la parte inferior de la pantalla, a continuacion ejemplo de la pantalla de informacion que usted debera de llenar excepto la compaņia.


 

 Botones Definidos:

            Agregar-Adicionar Parametros de Una Compaņia nueva  Actualizar-Cambiar Informacion                Limpiar-borrar la Informacion introducida.                       Salir-Cancelar Programa.

            Eliminar-Usted podra borrar el registro consultado.

 

f)-Tabla de tipo Cambio moneda: Esta opcion la utilizaremos para definir los diferentes deslizamientos que tenga nuestra moneda por fecha.


Forma de Operar: Digite la fecha deseada en el formato solictado y luego pulse el valor del deslizamiento, pulse procesar si desea incluir este valor, a continuacion patalla de solicitud de valores.

 

 Botones Definidos:

Confirmar-Indicara al sistema que procese los cambios       Salir-Cancelar Programa.

            Eliminar-Usted podra borrar el registro consultado.

 

Si desea consultar la informacion descrita en dias anteriores  pulse doble clik en el campo definido para aņo y le aparecera una pantalla igual a la siguiente, donde usted podra seleccionar el dia atraves de un doble clik con el mouse.

 

 


VII-Menu procesos Diarios

 

Este modulo le servira para ingresar las partidas de diario convertirlas y aplicarlas al mes contable deseado usted puede procesar partidas (Comprobantes) de distintos meses al mismo tiempo el sistema se los mantendra abiertos mientras no se haya cerrado el mes.      

 


Forma de Operar:

Seleccione este modulo atraves del menu principal pulsando doble clik sobre el luego el sistema mostrara una pantalla igual a la siguiente donde usted debera de seleccionar la opcion que usted desea procesar pulsando doble clik en ella.

 


Botones Definidos:

Regresar-Volver al Menu anterior. Salir-Cancelar Programa.

 

 

VII-Menu procesos Diarios

 

 

 

a)-Captura de Partidas Diarias:Esta opcion nos permitira captura las partidas diarias a traves del tipo de comprobante, el sistema llevara el control del numero de comprobante si fuera nuevo.

 

Digite el tipo de comprobante o el numero de comprobante, el sistema validara el mes y aņo que sea correctos, ademas verificara el tipo comprobante este abierto para el mes especificado, si le apreciera un error que dijese tipo de comprobante no existe usted debera crearlo en el modulo de mantenimiento de base de datos, al igual si apareciera un error que dijera no hay comprobante relacionado con este periodo usted debera de abrir el mismo en la opcion  antes mencionada.

 

 

VII-Menu procesos Diarios

 

Si la informacion anterior estuviera correcta el sistema presentara una pantalla igual  a la siguiente.


 

Digite la fecha del comprobante y el valor de debitos y creditos en moneda local , moneda  dolar o ambas depende de la partida que usted estuviera digitando.

 

Botones Definidos:

            Regresar-Volver a Pantalla Anterior. Salir-Cancelar Programa.

            Enter-Procesar la informacion.

 

 

 

 

VII-Menu procesos Diarios

 

Si los valores no cuadraran el sistema le enviara un mensaje, de lo contrario presentara una pantalla igual a la siguiente.


 

Los valores de creditos usted los debera de digitar con el simbolo -  (negativo) al inicio para que el sistema al realizar el balanceo cuadre la partida.

 

Los errores posibles son :

            a)-Cuenta no existe (proceda a crearla en cuadro de cuentas)

            b)-La cuenta no acepta movimiento (Proceda a corregirla en el cuadro de cuenta)

            c)-Cuenta no acepta valor en la moneda digitada  (corregirla en el cuadro de cuenta)

            d)-Gasto o sub gasto no existe. (corrija en el cuadro de gastos)

 

VII-Menu procesos Diarios

 

 

b)-Reporte de Partidas Diarias:Esta opcion le permitira revisar las partidas digitadas en la opcion anterior, los datos a digitar son el aņo el mes y el comprobante (opcional), a continuacion  le presento la pantalla de la informacion solicitada.


Botones Definidos:

 

            Regresar- Volver a Pantalla Anterior.  Salir-Cancelar Programa.

            Procesar-  Procesar la informacion.

 

 

VII-Menu procesos Diarios

 

c)-Aprobacion de partidas :Esta opcion fue creada meramente de control,  para asegurar la confiabilidad de la informacion procesada ya que solo debera de tener acceso a ella el contador el, cual debera de autorizar electronicamente las partidas que ya halla revisado manualmente.

 

Forma de Operar:Digite el mes y el aņo contable de las partidas que desea aprobar, pulse el boton de Procesar  si desea contiunar y el de salir para cancelar el programa, seguidamente el sistema le presentara una pantalla igual a la siguiente donde debera de marcar en el campo de aprobar por medio del mouse las partidas que usted desea.


VII-Menu procesos Diarios

 

d)-Conversion de Partidas: :Por medio de esta opcion usted podra convertir los comprobantes digitados a las moneda extranjera o a la moneda local dependiendo de las cuentas y fecha que haya colocando en el comprobante a convertir, si desea convertir todos los comprobantes digite solo el mes y el aņo al cual quiere convertir.


Botones Definidos:

 

            Regresar- Volver a Pantalla Anterior.  Salir-Cancelar Programa.

            Procesar-  Procesar la informacion.

 

Despues de convertidos los comprobantes usted puede imprimirlos con la opcion siguiente a esta que se titula Reporte de Partidas convertidas.

 

VII-Menu procesos Diarios

 

d)-Reporte de Partidas Convertidas :Usted podra emitir todas las partidas convertidas en la opcion anterior digitadon el aņo,el mes y el numero de partida a listar o digite solo el mes y el aņo del cual desea emitir el reporte de todas las partidas que esten convertidas. 

 

 


Botones Definidos:

 

            Regresar- Volver a Pantalla Anterior.  Salir-Cancelar Programa.

            Procesar-  Procesar la informacion

 

 

 

VII-Menu procesos Diarios

 

d)-Aplicacion de comprobantes(Partidas):Esta opcion mostrara todos los comprobantes que han sido autorizados por el contador, para que usted seleccione los comprobantes que desea aplicar. A continuacion se presenta las pantallas que usted visualizara. 

 

 

 


Digite el Aņo y el mes contable de donde desea  aplicar las partidas y pulse el boton de procesar para que el sistema le muestre las partidas aprobadas que aun no han sido aplicadas, si desea cancelar el programa pulse el boton de salir, a continuacion se muestra la pantalla de aplicacion de comprobantes.

 

Botones Definidos:

 

            Procesar-Procesar la informacion.                     Salir-Cancelar Programa.

 

 

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

 

 

Este modulo se crea con la finalidad que usted pueda tener un panorama completa de la situacion del balance general y estado de resultado de la compaņia en el mes de proceso indicado, las opciones que se procesan en este menu son basicamente reportes, a continuacion se presenta la pantalla de menu  diseņada para este modulo.


Botones Definidos:

 

            Regresar-Volver al menu anterior.                     Salir-Cancelar Programa.

 

 

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

 

 

a)-Estado de Resultados:Genera un reporte de solo los mayores contables de resultados mostrando

rubro de gasto incurrido en cada mayor, ademas nos presenta el resultado final de utilidad (Anexo 1)

 

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click , digite el mes y aņo de proceso y el reporte que desea (Analisis de Variacion o Estado de sultado por mayor y gastos)


 

 


Si pulsa imprimir el sistema le solicitara el mes y aņo contable que desea, a continuacion se presenta la pantalla que solicita esta informacion.

 

 


VIII-Modulo de Procesos Mensuales

 

 

b)-Balanza de Comprobacion:Le genera un reporte de las cuentas de balance por mayor mostrando los resultados del mes y los resumenes de sus movimientos.

 

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click , digite el mes , aņo de proceso, clase de cuenta

Y tipo de moneda.

 


Pulse Procesar si desea emitir su reporte o Salir para cancelar esta opcion.

 

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

 

c)-Balance General:Le genera el balance de la situacion de cada cuenta contable dependiendo de lo que usted desee (Anexo 2).

 

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click ,seleccione la opcion deseada, a continuacion se muestra las pantallas de solicitud de la informacion.

 


Pulse la opcion deseada y el sistema le mostrara una pantalla similar a la siguientes donde debera digitar los datos solicitados.


Pulse Procesar una vez completada la informacion para emitir el reporte solicitado o pulse salir para cancelar la emision del mismo.

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

 

d)-Reporte de Partidas Mensuales:Esta opcion le permitira emitir el reporte de todas las partidas aplicadas durante el mes que han afectado a determinadas cuentas anexo 3.

 

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click ,digite los datos solictados y pulse procesar de lo contrario pulse salir para cancelar la ejecucion de este programa,  a continuacion se musestra la pantalla de solicitud de la informacion.

 

 

Pulse Procesar para emitir el reporte o salir si desea cancelar el programa.

 

 

VIII-Modulo de Procesos Mensuales

 

e)-Cierre Mensual:Una ves concluida la revision de los balances estados de resultados y partidas usted debera de ejecutar esta opcion para indicarle al sistema que debe de concluir el mes actual y reinicializar saldos para el siguiente mes, tenga mucho cuidado con esta opcion ya que para reprocesar un mes hay que dar una serie de pasos que son muy delicados (los reprocesos estaran habilitados en el modulo de procesos especiales).

 

Forma de Operar:

Seleccione la opcion del menu pulse doble click ,digite los datos solictados y pulse procesar de lo contrario pulse salir para cancelar la ejecucion de este programa,  a continuacion se muestra la pantalla de solicitud de la informacion.

 


 

 


IX-Modulo de Consultas

 

 

Este modulo fue creado con la finalidad de facilitarle al usuario las conciliaciones mensuales atraves de las consulta e impresiones sobre la investigacion de movimientos a cuentas, a continuacion se presenta la pantalla de menu diseņada para esta opcion.

 


Seleccione la opcion deseada pulsando doble click en ella

 

Botones Definidos:

 

            Regresar-Volver al menu anterior.                     Salir-Cancelar Programa.

 

 

VIII-Modulo de Consulta

 

 

 

e)-Consulta de cuenta Historica:

Por medio de esta opcion usted podra visualizar el saldo anterior de una cuenta especifica ademas podra visualizar los doce meses del aņo y podra verificar los documentos con los que las cuentas fueron afectadas, A continuacion se presenta la pantalla  donde debera digitar el aņo y seleccionar el tipo de cuentas que desea verificar.

 

 


Despues de seleccionado los datos que usted desea, el sistema desplegara la siguiente pantalla,

En la cual usted podra expandir por mese la cuenta seleccionada, el campo de situar le servira para ubicarse en la cuenta deseada, digite la cuenta y pulse el boton de situar en.

 

VIII-Modulo de Consulta

 

Seleccione la cuenta y pulse doble clik.  


 para desglosar por mes a continuacion presentamos la pantalla de desglose de por mes.


 

VIII-Modulo de Consulta

 

 

Seleccione el mes al cual usted desea  auditar pulsando doble click sobre el mismo, el sistema le mostrara la siguiente pantalla donde usted podra emitir el reporte de la cuenta en investigacion.

 


Pulse el boton de imprimir si desea emitir el reporte de auditoria.